Sistema para coworking e escritório compartilhado, do seu jeito
R$ 2.000 por mês · pagamento por Pix · escopo por escrito antes de começar
O que trava a rotina de coworkings e escritórios compartilhados
Sala de reunião reservada duas vezes
A reserva fica numa agenda compartilhada que qualquer um edita. Dois clientes chegam para a mesma sala às 14h. O cliente da estação fixa usou mais horas do que o plano dá e ninguém percebeu.
Plano diferente para cada cliente
Day use, pacote de horas, estação fixa, sala privativa, endereço fiscal, plano de empresa com cinco pessoas. Cada um com preço e regra próprios. A cobrança do mês sai de uma planilha que só uma pessoa entende.
Correspondência na recepção
Chega carta, boleto, notificação e encomenda para clientes de endereço fiscal. A recepção anota num caderno, avisa por WhatsApp quando lembra, e o cliente diz que nunca foi avisado.
Quem está no espaço agora
Visitante de cliente entra sem registro. Ex-cliente ainda tem a senha da porta. No fim do dia ninguém sabe se a última pessoa saiu e trancou.
Impressão, armário e extras
Impressão, armário, vaga de estacionamento, café da sala de reunião e uso fora do horário são cobrados à parte. Sem registro na hora, a maior parte nunca vira cobrança e o cliente estranha quando aparece no fim do mês.
O que o sistema faz para coworkings e escritórios compartilhados
Cada item é desenhado em cima da sua rotina, com a sua marca. O que não fizer sentido para o seu negócio fica de fora.
Planos e créditos de horas
Cada plano com suas regras: horas de sala por mês, dias de acesso, número de pessoas. O saldo baixa sozinho a cada reserva.
Reserva de salas
O cliente reserva pelo celular, vê o que está livre e recebe confirmação. Sem conflito de horário e com regra de cancelamento definida por você.
Entrada e visitantes
Registro de entrada de membros e visitantes, com aviso ao cliente quando a visita dele chega. Cadastro de ex-cliente encerrado no sistema.
Correspondência
A recepção registra cada carta ou encomenda com foto. O cliente recebe o aviso e confirma a retirada. Fica o histórico.
Endereço fiscal
Cadastro dos clientes de domiciliação, com contrato, vencimento e documentos anexos. Aviso antes do vencimento.
Cobrança e extras
Mensalidade do plano mais os extras do mês, como impressão e horas excedentes, numa conta só, cobrada por Pix.
Ocupação
Quais salas e estações são mais usadas, em que horário, e quanto cada plano rende. Ajuda a decidir preço e layout.
Day use e avulsos
Venda de diária ou de horas avulsas pelo celular, com pagamento por Pix antes de chegar. A recepção vê quem comprou e libera a estação sem conferir comprovante no WhatsApp.
Conversa com o que você já usa
Pix para mensalidade e extrasGoogle Agenda para espelhar reservasWhatsApp para aviso de visita e correspondênciaE-mail para confirmações e recibosFechadura ou catraca com API, a avaliar no escopoEmissor de nota fiscal de serviço, a avaliar no escopo
Como fica o dia a dia
- Conversa por escrito sobre os planos, as salas, a recepção e como a cobrança é feita hoje.
- Escopo e prazo definidos em contrato, por escrito, antes de começar.
- Primeira versão com planos e reserva de salas, que são o centro da operação.
- Teste com um grupo de clientes e ajuste das regras de reserva.
- Entrada da correspondência, do endereço fiscal e da cobrança.
- Ajustes contínuos dentro do escopo quando surgir plano novo ou sala nova.
Quer ver o sistema para coworking com a sua marca?
Sala de reunião reservada duas vezes e plano diferente para cada cliente não precisam ser o normal. Mande uma mensagem contando como é hoje.
Cuidados que o sistema ajuda a cumprir
Contrato de domiciliação
Algumas prefeituras e juntas comerciais têm exigências próprias para empresas com sede em escritório compartilhado. O sistema guarda contratos e documentos e avisa vencimentos, mas a análise dessas exigências é da contabilidade e do jurídico do coworking.
Correspondência de terceiros
O sistema registra recebimento e retirada com data, foto e quem retirou. Quando o cliente autoriza outra pessoa a retirar, isso também fica anotado. A responsabilidade pela guarda e pela entrega segue o que o seu contrato com o cliente diz.
Dados de membros e visitantes
Registro de entrada envolve dados pessoais, que ficam sob a LGPD (Lei 13.709/2018). O sistema permite guardar só o necessário e limitar quem vê. A política de privacidade é do coworking.
Isto não é orientação jurídica. O sistema ajuda a organizar e registrar; a responsabilidade técnica e legal continua de quem exerce a atividade.
Sistema pronto ou sistema próprio?
Um sistema pronto basta quando…
Se o coworking vende poucos planos simples, tem uma unidade e o principal é reservar sala, um software pronto de gestão de coworking ou até uma ferramenta de agendamento resolve, por muito menos que R$ 2.000 por mês. Vale testar antes.
Vale ter um sistema próprio quando…
Compensa ter um sistema próprio quando os planos não cabem nos modelos prontos, quando há muitos clientes de endereço fiscal e correspondência, quando você tem mais de uma unidade, ou quando quer o app com a sua marca e sem cobrança por membro.
Quanto custa
Pagamento mensal por Pix. Escopo e prazo combinados por escrito, em contrato, antes de começar.
- o sistema feito sob medida para a rotina do seu negócio, com a sua marca
- hospedagem e manutenção
- ajustes contínuos dentro do escopo combinado
- atendimento por escrito, por WhatsApp e e-mail
Onde isto não serve
- Não instala fechadura, catraca ou câmera. Integra com equipamento que tenha API, se isso estiver no escopo.
- Não é plataforma de marketplace para alugar salas de terceiros.
- Não substitui a análise jurídica e contábil dos contratos de domiciliação.
Perguntas frequentes
O cliente consegue reservar sala sozinho?
Sim. Ele vê os horários livres pelo celular, reserva e o saldo de horas do plano baixa na hora.
Dá para ter um plano de empresa com várias pessoas?
Sim. O plano fica no nome da empresa, com as pessoas autorizadas e um limite de horas ou acessos para o grupo.
Integra com a fechadura eletrônica que já tenho?
Depende do equipamento ter uma forma de integração. Isso é verificado antes, e só entra no contrato se for viável.
Quanto custa e o que está incluído?
R$ 2.000 por mês, pagos por Pix. Inclui desenvolvimento sob medida, hospedagem, manutenção e ajustes contínuos dentro do escopo combinado em contrato.
Os dados dos meus clientes ficam com quem?
Com o coworking. Os dados pertencem a você e podem ser exportados quando quiser.
Como funciona o atendimento?
Por escrito, por WhatsApp e e-mail, direto com quem programa o sistema.
Como fica o cliente que estourou as horas do plano?
O sistema mostra o saldo antes da reserva. Se passar do limite, a reserva pode ser bloqueada ou cobrada como hora excedente na conta do mês. Você escolhe a regra para cada plano.
Peça uma proposta: sistema para coworking
Responda em dois minutos. A resposta vem por escrito, pelo WhatsApp que você informar.
Prefere conversar direto? Chame no WhatsApp.
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É um sistema feito sob medida para a administradora de condomínios: emissão e baixa de cotas, controle de inadimplência, prestação de contas, assembleias e um app com a marca da administradora para síndicos e moradores.
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É um sistema próprio para escritórios de contabilidade com equipe: recebimento de documentos dos clientes, obrigações por empresa, tarefas por competência, honorários e portal do cliente com a marca do escritório.